¿Antes de contratar más, revisa la productividad de tu empresa?

Llegan más pedidos. Aparece un nuevo cliente. El equipo comienza a sentirse sobrecargado y la primera respuesta parece evidente:
“Necesitamos contratar a alguien más”.

Puede ser la decisión correcta. Pero antes de aumentar permanentemente los costos de la empresa, vale la pena hacerse otra pregunta:

¿Realmente falta gente o existen procesos que están haciendo perder tiempo y recursos?

Para una pequeña o mediana empresa, esta diferencia puede ser importante.

Crecer no siempre significa aumentar inmediatamente la estructura. A veces, el primer paso es descubrir qué procesos se pueden simplificar, automatizar o hacer de una manera diferente.

Antes de sumar personas, identifica dónde se está perdiendo tiempo

Muchas pymes crecen rápidamente, pero sus procesos continúan funcionando casi igual que cuando eran mucho más pequeñas.

• Planillas que se actualizan manualmente.
• Información que se ingresa más de una vez.
• Cotizaciones que requieren demasiados pasos.
• Documentos repartidos entre correos, WhatsApp y computadores.
• Inventarios que no están actualizados.
• Horas destinadas a buscar información que debería estar disponible inmediatamente.

Cada una de estas situaciones parece pequeña, pero juntas pueden consumir una cantidad importante de tiempo.

Por eso, antes de contratar, conviene observar cómo trabaja realmente el equipo.

Cuatro preguntas que pueden revelar oportunidades de mejora

1. ¿Qué tareas hacemos manualmente todas las semanas?

Haz una lista de aquellas actividades que se repiten constantemente.

Ingreso de datos, emisión de documentos, seguimiento de pedidos, actualización de inventarios, coordinación de entregas o elaboración de reportes son algunos ejemplos.

Luego pregúntate:

¿Existe alguna forma de simplificar o automatizar parte de este trabajo?

No siempre es necesario implementar una gran plataforma tecnológica. A veces, una herramienta sencilla puede liberar varias horas de trabajo al mes.

2. ¿Dónde se producen los principales retrasos?

Una empresa puede tener un buen equipo y aun así trabajar lentamente porque existen demasiados pasos entre una tarea y otra.

Por ejemplo, un pedido necesita varias aprobaciones antes de ser procesado, una cotización pasa por demasiadas personas o una compra queda detenida esperando información.

Detectar estos pequeños cuellos de botella permite mejorar la velocidad de respuesta sin necesariamente aumentar la cantidad de personas del equipo.

3. ¿Qué información estamos usando para decidir?

La productividad también depende de contar con información clara.

• ¿Cuáles son los productos que más rotan?
• ¿Qué clientes requieren más horas de trabajo?
• ¿Dónde se producen más errores?
• ¿Qué procesos generan mayores costos?
• ¿En qué parte de la operación se acumulan los retrasos?

Cuando estas respuestas están disponibles, es mucho más fácil decidir dónde concentrar los recursos.

4. ¿Necesitamos más personas o mejores herramientas?

Hay momentos en que contratar es necesario. Pero en otros casos, mejorar un proceso, incorporar tecnología o utilizar mejores herramientas puede aumentar considerablemente la capacidad de trabajo.

Pensemos en una pequeña empresa de distribución que necesita aumentar sus entregas.

La primera alternativa podría ser incorporar más trabajadores. Sin embargo, quizás el verdadero problema está en la preparación de pedidos, el control de inventario o la planificación de las rutas.

Resolver correctamente ese punto puede generar un impacto mayor que simplemente aumentar el equipo.

La pregunta entonces no debería ser únicamente “¿cuántas personas necesitamos?”, sino también “¿qué necesitamos cambiar para trabajar mejor?”.

Digitalizar no significa convertir todo en tecnología

Existe una idea equivocada de que digitalizar una empresa significa cambiar todos sus sistemas al mismo tiempo.

Para una pyme puede ser mucho más efectivo comenzar por un problema concreto.

• Si pierdes demasiado tiempo controlando inventarios, parte por ahí.
• Si preparar cotizaciones demora demasiado, revisa ese proceso.
• Si la cobranza depende de varias planillas diferentes, centraliza la información.
• Si nadie sabe exactamente en qué etapa está cada pedido, busca una herramienta que permita visualizarlo.

La mejor tecnología no siempre es la más sofisticada. Es la que resuelve un problema real del negocio.

Un ejemplo cotidiano

Una pequeña empresa colombiana que abastece insumos a otras compañías comienza a recibir más pedidos.

El dueño piensa contratar inmediatamente a dos personas porque el equipo está trabajando al límite.

Antes de hacerlo, revisan la operación.

Descubren que una parte importante de la jornada se utiliza ingresando pedidos manualmente, revisando disponibilidad de productos y buscando información entre distintas planillas.

Centralizan el inventario y simplifican el proceso de pedidos.

La empresa sigue creciendo y finalmente necesita incorporar una persona adicional, pero ya no dos.

La diferencia es importante:

No evitaron contratar. Contrataron cuando realmente era necesario.

Eso también es productividad.

Una empresa más eficiente también necesita cuidar su liquidez

Mejorar los procesos no significa que el crecimiento deje de necesitar recursos.

Una empresa más eficiente puede comenzar a recibir mayores pedidos, comprar más materiales, aumentar inventario o asumir nuevos contratos.

El desafío aparece cuando esos gastos deben pagarse hoy, pero los clientes pagarán sus facturas varias semanas después.

Ahí la productividad y la gestión financiera comienzan a conectarse.

Klym by Coval Factoring puede ayudar a transformar las facturas por cobrar en liquidez, permitiendo que la empresa continúe operando y respondiendo a nuevos negocios sin tener que esperar necesariamente el vencimiento de sus facturas.

Por otro lado, a medida que aumenta la operación, también crece la importancia de mantener una buena relación con quienes hacen posible el negocio.

Klym by Coval Confirming puede contribuir a fortalecer la relación financiera con proveedores y acompañar el crecimiento de la cadena de valor.

La idea no es financiar una empresa ineficiente.

Es contar con herramientas financieras que acompañen un crecimiento que está siendo bien gestionado.

¿Qué puedes hacer esta semana?

Antes de decidir que necesitas contratar más personas, prueba este ejercicio.

Durante una semana identifica:

• Tres tareas repetitivas que consumen demasiado tiempo.
• Un proceso donde habitualmente se producen retrasos.
• Una información importante que hoy cuesta demasiado obtener.
• Una herramienta o tecnología que podría mejorar la operación.

Luego hazte una última pregunta:

Si resolviera estos cuatro puntos, ¿seguiría necesitando aumentar mi estructura de la misma manera?

La respuesta puede ayudarte a tomar una decisión mucho más informada.

Más productividad también es crecer mejor

Una empresa eficiente no es aquella que trabaja con menos personas a cualquier costo.

Es aquella que utiliza mejor sus recursos y permite que las personas dediquen su tiempo a las tareas donde realmente generan valor.

Para las pequeñas y medianas empresas colombianas, mejorar la productividad puede comenzar con algo tan sencillo como ordenar la información, eliminar una tarea repetitiva, mejorar un proceso o incorporar una herramienta que facilite el trabajo diario.

Y cuando ese crecimiento comienza a exigir más recursos, Coval puede acompañar ese proceso en Colombia.

Con Klym by Coval Factoring, para transformar las facturas por cobrar en liquidez y seguir impulsando la operación, y Klym by Coval Confirming, para fortalecer la relación con proveedores y acompañar el crecimiento de la empresa.

Porque un verdadero socio no solo está cuando necesitas financiamiento.

También entiende los desafíos de tu negocio y hacia dónde quieres llevarlo.

Mi socio es Coval.

Fuentes

Colombia: Confecámaras y Cámara de Comercio de Bogotá.